Things 2: El gestor de tareas GTD por fin se sube a la nube

Tras años de espera finalmente llega la versión 2 de Things. Este programa, que permite gestionar tus tareas de una manera sencilla, se hizo un hueco entre los mejores al poco de aparecer. Una interfaz cuidada y una manera efectiva de aproximarte a la gestión de tareas fueron sus puntos fuertes. Normalmente los gestores de tareas se convierten en un cajón desastre de cosas inacabadas que tenemos que hacer pero cuyo principal problema es que no seremos capaces de encontrar una manera fiable de clasificar las cosas que tenemos que hacer. Outlook, por ejemplo, dispone de fechas límite, prioridades y categorías, que no permiten clasificar de una manera efectiva las tareas a realizar.

Things sigue completamente la filosofía Getting Things Done (GTD) diseñada por David Allen. Su base está en asociar las tareas a contextos, como por ejemplo «casa», «oficina» o «correo electrónico». De esta manera, cuando esté en casa miraré el contexto «casa» para obtener la lista de cosas que tengo pendientes allí. Cuando esté manejando el correo electrónico el contexto «correo electrónico» me permitirá saber cuáles son los emails que tengo pendiente enviar.

Volviendo al programa, una de las principales novedades que incorpora es la sincronización en la nube. Esto quiere decir que nuestros dispositivos se sincronizan contra nuestra cuenta en internet, consiguiendo que todos mantengan la misma información: si pongo una tarea en el iPhone aparecerá en el ordenador y en el iPad de manera automática.

Esta característica ha sido la que más demandaban los usuarios y, por motivos que desconocemos, también la que más se ha demorado. Ha estado en beta más de un año y la única respuesta que te daba Cultured Code cuando les preguntabas por este retraso es que es una característica complicada y que requiere mucha programación. Es cierto que es conveniente hacer las cosas bien, pero en este caso veías como otros fabricantes, como OmniGroup, disponían de esta características desde hacía meses en sus aplicaciones (OmniFocus). Lamentablemente este retraso hizo que una parte importante de su base de usuarios dejase de utilizar Things y se decantase por otras opciones.

Además de la sincronización en la nube, dispone de otras mejoras como el «Daily review» que permite ver cuáles son las tareas que tendrías que hacer hoy y marcarlas para terminarlas hoy o bien posponerlas a otro momento.

Una característica muy práctica de Things frente a otros es la «Today list», o lista de cosas que tenemos que hacer hoy. Desde allí podemos ponernos fácilmente cuáles son las cosas que tenemos previstas hacer hoy. Esto es algo muy práctico porque es la manera que tenemos muchos de funcionar: al llegar a la oficina revisamos cuáles son las cosas pendientes y nos marcamos aquellas que queremos realizar hoy. No obstante se echa en falta la idea del «Weekly review», que forma parte del proceso GTD, y sí está bien implementada en Omnifocus, especialmente en Omnifocus for iPad. 

También es importante destacar la flexibilidad de Things frente a Omnifocus. Things plantea el uso de  etiquetas como manera de asignar un contexto a las tareas. Las etiquetas son similares a las que se pueden utilizar en un post de un blog o en las fotos. En Things podemos asignar un número indefinido de etiquetas a las tareas con la idea de poder especificar su contexto. Por ejemplo, a la tarea «vaciar bandeja de entrada» le puedo asignar la etiqueta «Oficina» porque lo voy a hacer en la oficina, «30 min» porque necesitaré como mínimo 30 minutos para procesar el correo nuevo y «Fácil» porque es una tarea relativamente fácil comparada con otras. De esta forma cuando disponga de 30 minutos puedo filtrar todas las tareas que requieren 30 minutos o menos y, entre otras cosas, me aparecerá «vaciar bandeja de entrada». Omnifocus no tiene etiquetas pero sí dispone de una serie de campos para cada tarea que permite introducir esta información.

Things dispone de una barra lateral donde se muestran los diferentes proyectos que llevas en curso.

En la metodología GTD un proyecto puede ser algo tan sencillo como «pintar habitación de los niños» a «preparar presentación nuevos productos». Con esto GTD lo que pretende es que pongas tareas concretas que realmente puedas hacer, pasando de la ambigüedad de «preparar viaje de vacaciones» a la concreción de «consultar ofertas de hoteles en Viena».  En el ejemplo anterior, la tarea no es «pintar habitación de los niños», eso sería un proyecto que tendría asociadas las siguientes tareas:

1. Elegir colores

2. Comprar botes de pintura

3. Comprobar el estado del material que tengo para pintar

4. Comprar brochas y rodillos

5. Pintar la habitación

6. Limpiar la habitación

7. Devolver material sobrante al almacén

8. etc.

Así pues esto quedaría agrupado bajo el proyecto «pintar habitación de los niños». Esto, que es algo conceptualmente interesante, no está muy bien implementado en Things, porque hace que tu lista de proyectos crezca hasta tal punto que se hace inmanejable. La solución que proporciona Omnifocus, que te permite crearte una biblioteca de proyectos con sus diferentes carpetas, es más efectiva a la hora de trabajar con los diferentes proyectos.

Los usuarios de Things han estado esperando durante algo más de un año una característica fundamental como es la sincronización en la nube, algo de lo que desde hacía tiempo ya disponían la mayoría de programas de gestión de tareas reconocidos. Si bien las mejoras que incluye Things 2 son bienvenidas, es la sincronización en la nube lo que todos estábamos esperando. Things sigue siendo una aplicación excelente y permite manejar las tareas con una sencillez similar a la de Reminders de Apple pero de una manera mucho más robusta (Reminders no deja de ser más que una lista de tareas como la que podrías hacerte en un post it). Sin embargo lamento decir que Cultured Code llega demasiado tarde. Este tiempo de espera nos ha permitido a muchos usuarios de GTD valorar otras opciones como Omnifocus que, aun siendo más complejas de manejar que Things, proporcionan un control muy alto a la hora de ejecutar tus tareas y una manera muy efectiva de implementar el método GTD.