¿Cómo trabajar de manera simultánea en el mismo documento?

A raíz del último artículo que publiqué sobre almacenamiento en la nube, un amigo me hizo una consulta sobre la posibilidad de trabajar simultáneamente sobre un mismo documento. Ellos actualmente utilizan dropbox para compartir ficheros. 

Probablemente sepáis que drobpox, además de permitir tener mis documentos en la nube, añade la posibilidad de compartir una carpeta con un grupo de trabajo como si estuviésemos en una misma red. Esta utilidad es sumamente práctica, especialmente para equipos de trabajo distribuidos, en los que cada miembro del equipo puede vivir en una ciudad diferente o simplemente no comparten la misma oficina. Su configuración es muy sencilla y nos permite disponer de la infraestructura necesaria para dar soporte a equipos de trabajo distribuidos.

Para comprenderlo mejor vamos a utilizar el siguiente ejemplo: Somos un equipo de trabajo de 4 personas: Alicia, Joseph, Anna y Carlos. Alicia vive en España, Joseph vive en Alemania, Anna en Finlandia y Carlos en Italia. Se han presentado a la licitación de un proyecto internacional a ejecutar en Egipto y lo han ganado. Finalmente les han subcontratado una parte de un gran proyecto para mejorar la navegabilidad en las aguas del Nilo. Alicia se va a trasladar a vivir a Egipto para hacer el seguimiento del proyecto de cerca. Para poder compartir los documentos que se vayan generando en el proyecto decidieron utilizar dropbox. Carlos inició el proceso, accediendo a la carpeta de dropbox en su ordenador y creando una carpeta nueva llamada «Proyecto Nilo». A continuación pulso con el botón derecho sobre la carpeta «Proyecto Nilo» y elijo la opción Dropbox-Compartir esta carpeta

A continuación se abrió una ventana del navegador de internet y apareció el sitio web de dropbox preguntándole con quién quería compartir la carpeta. Tuvo que introducir en el campo «Invitar a colaboradores a esta carpeta» las direcciones de correo de Alicia, Joseph y Anna (pero no cualquier dirección, tenían que ser las direcciones de correo que tenían asociadas a su cuenta de dropbox). 

En cuanto hizo click en «Compartir enlace» a ellos les llegó un mensaje de correo electrónico invitándoles a unirse a la carpeta. Tan pronto como aceptaron la invitación, como por arte de magia, les apareció en su escritorio la carpeta «Proyecto Nilo». Cualquier documento que ponían en esa carpeta aparecía automáticamente en los ordenadores de los otros compañeros. Por ejemplo, si Joseph añadía una hoja de cálculo con el presupuesto del proyecto, a los pocos segundos aparecía la hoja de cálculo en los ordenadores de Alicia, Anna y Carlos.

Y aquí es donde entra la pregunta con la que abría este post: ¿Qué sucede si varias personas trabajan en el mismo momento sobre el mismo documento? Hubo un moento en que Joseph y Alicia abrieron al mismo tiempo un documento de word llamado «Memoria del proyecto». Joseph terminó de trabajar, guardó el documento y se fue tranquilamente a su casa. Poco después Alicia también terminó de utilizar el mismo documento, lo guardó, lo cerró y se fue a cenar. Ninguno de los dos era consciente de que había estado trabajando sobre el mismo documento. Como dropbox no pudo determinar cuál de las dos versiones era la más reciente, creó dos documentos, uno con los cambios de Joseph y otro con los de Alicia. Al día siguiente cuando Alicia abrió su carpeta del proyecto se dio cuenta de que había dos versiones de «Memoria del proyecto» y no sabía muy bien cuál era la versión correcta. Después de un pequeño revuelo consiguió hablar con Joseph e intentaron arreglar la situación. Lo primero que les vino a la cabeza fue repasar los dos documentos, localizar las diferencias e intentar crear una única versión del mismo. Sin embargo decidieron consultar en abrefacil.net y vieron que Word disponía de una herramienta que hacía eso mismo pero de manera automática. Esta herramienta, llamada «Combinar documentos» les permitió hacer eso en un tiempo récord. En la versión de Mac está opción está bajo el menú Herramientas y en Windows está dentro de la pestaña de «Revisión». Cuando hacemos click en esa opción nos solicita el documento original y el documento modificado.

Alicia se encargó de esta tarea, y puso su documento en el campo «Documento Original» y el de Joseph en «Documento revisado». Al hacer click en aceptar word le generó un nuevo documento que combinó los cambios realizados en ambos documentos. Además le decía quién había hecho cada uno de los cambios, permitiendo generar un único documento con las revisiones de ambos.

Sin embargo esta solución es algo que podemos utilizar cuando se producen este tipo de situaciones no controladas. Existen mejores opciones si queremos trabajar de manera realmente simultánea sobre un mismo documento. Una de las opciones más veteranas es utilizar Google Docs, integrado reciéntemente bajo los servicios de Google Drive. Tiene una interfaz similar a word pero dentro de un navegador. Varias personas pueden trabajar de manera simultánea y en tiempo real sobre el mismo documento. Incluso podemos chatear con el resto de personas que están editando el documento. El sistema es muy eficaz y cumple muy bien sus objetivos. Ahora bien, algunas personas no están muy acostumbradas a utilizar este tipo de herramientas web y, además, las opciones de formato que nos ofrecen estos sistemas son algo limitadas. Para solventar esto Google nos ofrece también Google Cloud Connect que nos permite, desde nuestro fiable Microsoft Word, Excel o Powerpoint compartir en tiempo real documentos con otras personas.

En el vídeo anterior podéis ver su funcionalidad. Es igual de eficaz que Google Docs pero podemos trabajar directamente sobre Microsoft Word, Excel o Powerpoint. 

La propia Microsoft también ofrece soluciones similares con su versión online de Office llamada Microsoft Office 365. Este sistema se integra a la perfección con nuestros Office de escritorio e incluye espacio de almacenamiento en Skydrive, que es la versión Microsoft de dropbox. También incluye versiones web de Word, Excel y Powerpoint. Eso sí, mientras Google Cloud Connect sigue siendo gratuito, Microsoft Office 365 es de pago. En el vídeo siguiente podéis ver la explicación que hace del servicio Microsoft. Concretamente en el minuto 3:45 habla sobre la posibilidad de trabajar sobre el mismo documento múltipes personas. Como podréis ver la solución que ofrece Microsoft es muy completa, incluso puede que demasiado completa para algunos de nosotros que no tenemos tantos requerimientos. Habitualmente las soluciones de Microsoft suelen funcionar bien en entornos muy corporativos, pero no tienen la misma eficacia cuando hablamos de empresas de tamaño pequeño-medio.

Los dos sistemas expuestos en este post (Google Cloud Connect y Microsoft Office 365) cumplen bien su cometido. Microsoft Office 365 ofrece una solución muy integrada que hace un muy buen uso de todos los servicios que ofrece Microsoft. Google Cloud Connect también es una buena solución, pero tiene algunos puntos que resolver como su falta de integración con servicios de Google como Google Drive (equivalente a dropbox), además de generar algún problema si trabajamos con un documento que está dentro de una carpeta de Dropbox.

En cualquier caso trabajar de manera simultánea sobre un mismo documento requiere una cierta disciplina. Tengamos en cuenta que no siempre será necesario que varias personas trabajen de manera simultánea sobre el mismo documento. Deberíamos ser capaces de definir la fase de «diseño» del documento, en la que varias personas pueden estar editándolo a la vez de la fase de «explotación» del documento cuando ya está terminado y mayoritariamente lo que se va a hacer es consultarlo o realizar pequeñas modificaciones. La cuestión es que este tema no debe condicionarnos el diseño de nuestro sistema para compartir ficheros. Podemos fácilmente combinar el uso de dropbox con Google Docs para este fin. Los documentos que estén en fase de diseño y tengan que ser editados por varias personas de manera simultánea se pueden comenzar utilizando Google Docs (o Google Cloud Connect si preferimos utilizar nuestro Office de toda la vida). Una vez terminados los pasamos a una carpeta de dropbox.

Otra estrategia sencilla es llevar un pequeño registro sobre quién está trabajando sobre un mismo documento. Un excel compartido en dropbox o en google docs con el listado de los ficheros compartidos y quién está trabajando en ellos puede cumplir fácilmente ese cometido. En cualquier caso la solución más segura, barata y eficaz cuando queremos que varias personas trabajen sobre un mismo documento es Google Docs. Permite manejar fácilmente docuementos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Cuando hemos terminado la elaboración del documento fácilmente podemos descargarlo.

Volviendo a la historia de Joseph, Alicia, Anna y Carlos, decidieron estudiar la oferta de Microsoft para su empresa. Sin embargo vieron que, aun no siendo muy caro, les añadía una gran complejidad para lo que ellos querían. Optaron por seguir utilizando Dropbox, pero cuando algún documento tenía que ser editado por varias personas utilizaron Google Cloud Connect. Para mayor seguridad se hicieron una hoja de cálculo en la que especificaban los documentos que tenían que utilizar de manera simultánea y quién estaba trabajando sobre ellos. Unos días después, mientras Anna volvía a editar el documento «Memoria del proyecto» en Google Docs vio los cambios que estaba añadiendo en ese mismo instante Joseph. Incluso pudo hablar con él a través del chat incorporado en Google Docs e intercambiaron sus ideas sobre lo que cada uno iba añadiendo.