Hoy día cualquiera ha oído hablar de «la nube». Y no me refiero a los cumulonimbos, por supuesto. Es ese lugar en el ciberespacio donde podemos guardar documentos, jugar, tener hojas de cálculo, etc. Hoy os voy a hablar del almacenamiento de documentos en internet, las diferentes alternativas, sus ventajas y sus inconvenientes.
Antes de eso os voy a decir cómo funcionan y qué ofrecen la mayoría de estos servicios. Cuando nos damos de alta en alguno de estos servicios la primera gran ventaja que tenemos es la posibilidad de disponer de nuestros documentos en cualquier lugar. Imaginemos que estamos trabajando en la oficina en el presupuesto de un cliente. Termino en la oficina y apago el ordenador. Al llegar a casa recuerdo que tenía que hacer unas modificaciones en el presupuesto que no había tenido en cuenta. No tengo más que encender el ordenador de casa y allí me aparecerá el presupuesto en el que estaba trabajando tal y como lo dejé en la oficina. Haré las modificaciones y las guardaré. Al día siguiente cuando vuelva a la oficina, sin hacer nada, podré ver la última versión del documento que terminé anoche en casa. Insisto, todo de manera transparente para el usuario, sin tener que enviarnos los ficheros por email ni cosas extrañas. Simplemente aparecen mis ficheros en cualquier ordenador en el que tenga instalado el servicio.
Ahora bien, ¿dónde está nuestro documento entonces? Muy sencillo: el sistema guarda copias en cada uno de los ordenadores en los que tengo instalado el programa y otra copia en internet. Normalmente trabajo con el documento que tengo en el ordenador y cuando lo cierro el sistema actualiza la versión que hay en internet sin que nosotros tengamos que hacer algo. Así cuando enciendo otro ordenador puede actualizar a la versión más reciente los documentos de mi ordenador sin yo darme cuenta.
Además de esto nos proporciona una interesante utilidad, y es que siempre tengo una copia de todos mis documentos en internet, con lo que en caso de desastre (se nos rompe el disco duro, algo que antes o después acaba sucediendo) podemos ir a internet y recuperar todos nuestros documentos sin haber tenido que preocuparnos de las famosas copias de seguridad. Y no sólo eso, también puedo acceder a mis documentos desde un iPhone, por ejemplo. Con esto si tenemos que consultar un documento de la oficina de manera urgente sólo tengo que encender el iPhone y verlo.
¿Y qué necesitamos para hacer esto? Muy sencillo, darnos de alta en alguna de las empresas que ofrecen «almacenamiento en la nube». La mayor parte de ellas disponen de planes gratuitos que nos permiten almacenar una cantidad importante de información, llegando hasta los más de 20Gb que podrías obtener con algunas empresas.
Uno de los servicios más robustos y veteranos es sin duda dropbox. Dispone de versiones para varios sistemas operativos e incluye numerosas funcionalidades que lo hacen muy útil. Entre otras cosas podemos compartir también ficheros muy voluminosos, es decir, esos ficheros grandes que aveces tenemos que mandar por email. También ofrece una alternativa interesante para compartir nuestras fotos y vídeos. Con dropbox sólo tenemos que pulsar con el botón derecho sobre ellos, nos proporcionará una dirección de internet, se la enviamos al destinatario y él o ella podrá descargarse el fichero fácilmente. Otra opción interesante es que guarda versiones de los documentos. ¿Qué quiere decir esto? Que si estoy trabajando en mi último libro y por error borro un capítulo y ya lo guardo sin ese capítulo, podría acceder a la versión anterior del documento donde sí estaba ese capítulo.
Además de dropbox tenemos otras opciones. Otra interesante es Box.net, aunque está más orientado a utilizarlo a través de una página web. Ofrece interesantes soluciones para usuarios corporativos, desde grandes empresas a PYMEs. Otros más recientes podrían ser Google Drive, que lo combina con su suite de ofimática online, o amazon.com que también ofrece un muy buen servicio. En cualquier caso son opciones que mejoran la productividad y nos hacen la vida más fácil!
Un último consejo. Recordad que si usamos cuentas gratuitas podemos fácilmente incrementar el espacio disponible invitando a amigos y conocidos a usar el servicio. No obstante en estos casos hay que ser selectivos con lo que guardamos en estos servicios, porque fácilmente pueden saturarse con ficheros pesados como los vídeos y las fotografías.