Decía +Juan A. Marin-Garcia , profesor del Master en Gestión de Empresas, Productos y Servicios de la +Universitat Politècnica de València (UPV) que toda reunión, por informal que sea, debe disponer de un orden del día conocido por todos previamente y debe terminar con un acta. Es en el acta donde se plasma de qué se ha hablado en la reunión y cuáles son los compromisos que se adquieren. El acta sirve ademas para hacer un seguimiento de los temas de cara a la siguiente reunión. Si no se hace así os puedo asegurar que las reuniones se acaban convirtiendo en algo parecido a terapias de grupo donde la inversión de tiempo es elevada y los avances son pocos. Las malas prácticas en la gestión de reuniones son tantas que mucha gente acaba diferenciando el tiempo que está reunido del tiempo que está trabajando, haciendo ver que las reuniones son poco productivas.
Tomar notas en una reunión es también una manera de permanecer más activo. Yo tengo la manía de tomar notas de las cosas más interesantes que se van diciendo. Esto me permite posteriormente reflexionar sobre lo que se ha dicho y planificar mejor mi trabajo. En muchos casos comparto estas notas con el resto de participantes por si quieren añadir o modificar algo.
+21.49.38.png)
La toma de notas se puede hacer de muchas maneras. Algunas personas utilizan un documento de word. Esto es una manera de documentar la reunión pero tiene la dificultad de su posterior archivo y localización en caso de tener que consultar algo. Es más práctico utilizar otro tipo de programas destinados a tomar notas. Cuando todavía usaba Windows me aficioné bastante a Microsoft OneNote. La idea es buena y permite incorporar gran variedad de contenidos al bloc de notas. No obstante tiene una estructura un tanto rígida que dificulta posteriormente encontrar la información necesaria. Más adelante encontré +Evernote , la aplicación para tomar notas por excelencia hoy día. Además de ser multiplataforma permite consultar tus notas desde cualquier lugar vía web o bien mediante algún dispositivo móvil con una aplicación específica.
En evernote puedes almacenar una gran variedad de notas, desde recetas de cocina hasta recortes de páginas web. Para diferenciar dónde están mis notas de reuniones he creado dos etiquetas: Reuniones y Actas. Con ellas puedo fácilmente identificar dónde están mis notas.
Una vez ha terminado la reunión reviso la nota, la reestructuro para que tenga más sentido y la comparto con el resto de participantes. Evernote dispone de un botón para enviar por correo electrónico la nota a todos los participantes. También es posible crear checkboxes para las tareas que se derivan de una reunión. Cuando se aproxima la fecha de la siguiente reunión reviso las notas y envío a los participantes la nota a modo de recordatorio y para que sirva de hilo conductor. En las reuniones no es conveniente ir tratando temas inconexos de reunión en reunión sin revisar los compromisos que se han adquirido previamente.
Si optáis por evernote tened en cuenta que ofrece muchas posibilidades. Os dejo aquí un vídeo a modo de introducción: